Розуміння того, як управляти бюджетами

Для ефективного та ефективного управління бюджетами необхідно…

• контролювати, контролювати та реєструвати всі фінанси (доходи та видатки),
• знати, як мінімізувати витрати у сферах, за які ви відповідаєте,
• мати можливість дослідити або виявити проблемні ділянки та виправити їх, та
• ефективно управляти та санкціонувати видатки.

Ця стаття заснована на підрозділі NVQ рівня 4 "Управління бюджетами". Щоб отримати чітке уявлення та розуміння призначення бюджетів, прочитайте цю статтю. Ви отримаєте розуміння призначення бюджетів, включаючи переваги ефективного та результативного управління фінансовими ресурсами; правові, нормативні та організаційні вимоги щодо управління бюджетом; а також різні типи бюджетних систем та їх особливості.

Тепер вам буде потрібно глибоке розуміння того, як управляти бюджетами. За бюджетний процес, як правило, відповідають вищий управлінський персонал та фінансовий персонал. Ці працівники повинні мати точну та оновлену інформацію та знання ефективних процедур бюджетування.

Бюджети розробляються на кожен фінансовий рік. Залучені керівники та співробітники повинні будуть скласти бюджети для власних сфер відповідальності, а потім передати їх фінансовому департаменту. Потім ці проекти бюджетів переглядаються вищим керівництвом і згодом затверджуються комітетом або чимось подібним залежно від організації.

Методи моніторингу, контролю та обліку доходів та витрат

Ви знаєте призначення бюджетів. Тепер на вас покладено обов'язок керувати ними. Управління бюджетами вимагає постійного моніторингу, контролю та обліку доходів та витрат, щоб відстежувати кожен фінансовий рух та його результати. Як ви цього досягнете? Давайте розглянемо кілька способів або методів.

Моніторинг доходів і витрат

Моніторинг бюджету проводиться для того, щоб забезпечити використання ресурсів відповідно до планів, визначених у бюджеті. Відстеження або моніторинг використання фінансових ресурсів є дуже важливим для кожного відділу та організації. Це постійний процес, який забезпечує досягнення цілей, визначених бюджетом. Завдяки цьому моніторингу ви зможете приймати рішення щодо бюджетування та вживати відповідних заходів, коли та де це необхідно.

Необхідно контролювати доходи та витрати, щоб виявити будь-які зміни у структурі, щоб можна було вжити відповідних дій. Цю процедуру моніторингу можна проводити через рівні проміжки часу, як, наприклад, кожного місяця. При моніторингу даних враховуйте, що бюджет був запланований на рік вперед, а також витрати та доходи на сьогодні.

Подивіться на залишок залишку на решту періоду в поточному фінансовому році та складіть прогноз, яка буде ситуація за таких темпів до кінця фінансового року. Подивіться на будь-які варіації, як позитивні, так і негативні, та вживайте необхідних дій для їх виправлення. На кожному кроці важливо документувати (фіксувати) всі факти та дії.

Найкраще відстежувати доходи та витрати утримувача бюджету та вищих управлінських рівнів шляхом регулярних засідань. Повинне бути ефективне управління грошовими потоками, оскільки це дуже важливо для послуг та продуктів, які надає бізнес.

Бюджети можна розподілити за центрами витрат або іншими кодами або рівнями, щоб було простіше їх контролювати. Це допоможе визначити сфери, які перевершують і недосягають.

Ви повинні мати можливість аналізувати та надавати пояснення щодо будь-яких відхилень від запропонованих витрат, будь то позитивні чи негативні. Це повинно супроводжуватися планом дій. Це забезпечить економічне, ефективне та результативне використання ресурсів.

Контроль над доходами та витратами

Наступним важливим питанням є контроль над доходами та витратами. Без цього кроку ви зможете витрачати гроші поза межею. Для контролю над доходами та витратами найкраще безпосередньо залучати особу, яка відповідає за контроль за фінансами та результатами діяльності під час розробки бюджету. Про наявний бюджет слід повідомити весь відповідний персонал.

Можуть існувати різні розділи бюджету, які контролюватимуться різними працівниками, тому найкраще розподілити та надати повноваження людям, які беруть безпосередню участь у цьому, наприклад, затверджувачеві бюджету та розпоряднику бюджету. Департаменти або групи повинні бути поінформовані про особу, яка відповідає за контроль над доходами та витратами.

Загальний обсяг фінансів, доступних для певного року, повинен відображати загальні витрати, заплановані на цей рік.

Запис доходів і витрат

Запис доходів і витрат може здійснюватися вручну або в електронному вигляді. Запис повинен здійснюватися миттєво і щодня. Усі рахунки, пов'язані з доходами та витратами, будь-який дохід, що підлягає сплаті, будь-які отримані платежі, виписки та рахунки-фактури, борги тощо, повинні бути чітко записані з датою та метою.

Облік доходу - це спосіб визначити, чи отримує бізнес прибуток чи ні, оскільки він включає деталі отриманих та витрачених грошей.

5 чудових інструментів для відстеження бізнес-витрат

Записуйте деталі сфер бізнесу по порядку, починаючи від найвигіднішої до найменш вигідної. Це автоматично допоможе вам проаналізувати та вжити заходів щодо областей, які створюють величезні втрати.

Для невеликих витрат добре використовувати рахунок дрібних грошових коштів для використання та відстеження невеликих витрат. Запис цих даних допоможе ефективно повернути гроші, і лише зареєстровані гроші будуть відшкодовані. Це ефективний спосіб фіксації невеликих витрат, які в іншому випадку можуть залишитися непоміченими.

Способи зменшення витрат у зоні відповідальності

Зменшення витрат у бізнесі - це один із ефективних способів управління бюджетами чи наявними коштами. Якщо кожен мінімізує витрати у своїй зоні відповідальності, це в сукупності призведе до величезної економії для бізнесу. Потрібно знати, щоб правильно робити вибір, коли мова йде про витрачання грошей на конкретні сфери бізнесу.

Способи мінімізації витрат у власній зоні відповідальності:

Ефективне використання технологій

На сьогоднішній день доступно багато передових технологій, починаючи від Інтернет-магазинів і закінчуючи оплатою рахунків тощо. Ефективно використовуйте наступні технології, щоб заощадити час і гроші.

• Зустрічі можна проводити за допомогою телеконференцій, це означає, що Ви економите гроші на поїздки, облаштування кімнат / майданчиків, економите час на організацію та планування кімнат для переговорів тощо.
• Ви можете ефективно використовувати технологію, не друкуючи на папері та використовуючи електронне сховище для файлів та інших ділових даних. Це економить час, гроші та екологію.
• Деяким бізнесом можна керувати в Інтернеті залежно від характеру або, принаймні, маркетингу можна здійснювати через Інтернет. Це допоможе заощадити багато грошей, витрачених на маркетинговий персонал, офісні приміщення, обладнання тощо.

Борги

Кредитні картки мають високі процентні ставки, а отже, їх потрібно сплачувати якомога швидше. Це допоможе бізнесу в довгостроковій перспективі.

Бюджет

Завжди розробляйте бюджет для своєї зони відповідальності і дотримуйтесь його. Будь-які відхилення від нього можуть бути досить шкідливими, але це дасть вам чіткий план, що робити, а чого не робити, а чого уникати.

Скорочення витрат

Купуйте лише необхідне стаціонарне обладнання, обладнання, меблі, програмне забезпечення, необхідне для повсякденного ведення бізнесу. Скоротіть будь-які інші небажані витрати. Купуйте енергоефективні машини та використовуйте енергетичні лампочки, щоб заощадити на рахунках за енергію. Використовуйте належні утеплені двері та вікна. Іноді виробники продають відремонтовані предмети за набагато нижчими цінами, і якщо вони здаються якісними, вибирайте їх.

Робота від дому

Це ефективний спосіб заощадити гроші на офісних приміщеннях та витратах на паливо. Знижуючи витрати, розумно скорочувати їх у правильних районах, оскільки скорочення витрат в неправильних районах може мати згубний або негативний ефект. Завжди шукайте хорошого співвідношення ціни та якості, і цього можна досягти, підтримуючи хороші стосунки з постачальниками та партнерськими організаціями.

Як визначити ситуації, в яких можуть бути потрібні коригувальні дії

Коригувальні дії потрібні у сферах, які не відповідають політиці, процедурам чи процесам організації. Причини цих невідповідностей повинні бути визначені, а попередні заходи повинні бути вжиті щодо таких, що трапляються в майбутньому, і це називається коригуючими діями. Коригувальні дії можуть бути вжиті в результаті скарги чи аудиту або несприятливого впливу на фінанси компанії тощо. Для того, щоб вжити правильних заходів, слід провести розслідування з конкретного питання.

Деякі ситуації, які можуть вимагати коригувальних дій:

• Бюджети проектів виходять з-під контролю. його можна уникнути, якщо ви пильно контролюєте бюджет, а також якщо працівники знають, що ви контролюєте бюджет. Щотижня переглядайте та повторно прогнозуйте бюджет.
• Робота займає більше часу, ніж планувалося, а отже, вимагає додаткового бюджету, зусиль та часу.
• Коли один або кілька членів команди скидають проект.

• Коли завдання чи проект не відповідають графіку або перевищують бюджет через технічні або фінансові обмеження.
• Важливе завдання, проект чи мета, яку пропускають.
• Коли робота або виконувані завдання не відповідають цілям.
• Клієнти не задоволені послугами чи продуктами, оскільки вони не відповідають вимогам чи очікуванням.
• Коли ресурс або спонсор виходять з ладу.
• Під час оцінки ризиків, аудитів або перевірки якості.

Коригувальні дії можуть бути чим завгодно, як перепланування проектів, перерозподіл ресурсів, реорганізація команд, управління проектами по-різному, перепроектування процесів чи продуктів тощо. Визначте першопричину та вживайте необхідних дій.

Сфера власних повноважень щодо управління бюджетом та санкціонування видатків

Управління бюджетом - це не просто підтримка правильних фінансових показників, це також керування залученими людьми. Наприклад, співробітники або члени команди. Потрібно володіти хорошими управлінськими навичками для управління бюджетами та санкціонування витрат. Власник бюджету несе відповідальність за гроші, виділені на певний бюджет, і, отже, їм потрібно перевірити, чи є витрати законними, а потім затвердити бюджет. Повноваження витрачати не означає, що можна просто витратити виділені гроші, просто так; це означає, що гроші потрібно витрачати відповідально і розумно. Можна потрапити в неприємності, якщо трапилися збої в управлінні бюджетом, а також отримати винагороду, якщо вони були успішними в управлінні бюджетом.

Управляючи бюджетами та витрачаючи бюджетні гроші, власник бюджету повинен пам’ятати про цілі та завдання організації. Будуть визначені конкретні цілі та обов'язки, які необхідно враховувати для досягнення цілей або цілей. Слід також пам’ятати про законодавчі норми та організаційні вимоги при роботі з бюджетами. Завжди вживайте необхідних заходів для мінімізації витрат, а також відповідних дій у разі перевитрати бюджетів.

Відстежуйте, контролюйте та фіксуйте доходи та витрати. Створіть документи, що окреслюють результати діяльності організації щодо бюджету. Зберігайте всі записи в актуальному стані та точно.

Я сподіваюся, що вам знайшла тут інформацію корисною. Будь ласка, не соромтеся залишати свої думки та переживання. Усього найкращого і дякую за заїзд.