Блок 2: організація подорожей та розміщення в бізнесі

Примітка: Ця інформація допоможе вам отримати диплом 2-го рівня з бізнесу та адміністрування. Будь ласка, не копіюйте.

Різні типи зустрічей

Типи зустрічей залежать від розміру організації, питань, які потрібно обговорити, та кількості людей, які, можливо, будуть брати участь.

Стоячи зустріч саме те, що це звучить як: зустріч стоячи. Ці засідання часто проводяться щодня менеджером протягом коротких періодів часу. Зазвичай вони використовуються, коли менеджер повинен інформувати працівників про прості зміни або завдання, які потребують початку та завершення.
Конференція є дуже спланована і організована зустріч і конференції в значній мірі засновані на обговорення і думки. Їх проводить голова для обговорення однієї чи кількох тем, і вони часто відвідують різних людей в організації. Іноді відбуваються конференційні дзвінки. Вони можуть залучати одного або декількох людей.
Презентація є зустріччю, яка проводиться з метою інформування співробітників про зміни в рутинних, правила і процедури. Планування презентації часто займає багато часу, оскільки життєво важливо, щоб вся інформація була точною та детальною. У презентації часто є один або два ведучих, і учасники, як правило, мають можливість обговорити будь-які запитання в кінці.
Місцеві збори є засідання, які проводяться для обговорення одну окрему тему.
Надзвичайні засідання проводяться раптово, часто без особливого планування та попередження. Зазвичай вони включають обговорення кризи, внутрішньої чи зовнішньої для організації. На екстреному засіданні повинні бути присутніми всі члени команди, що може спричинити порушення роботи протягом дня, але це дуже важливо. Порядок денний не потрібен для екстрених зборів через коротке повідомлення; проте протоколи все-таки слід зазначати під час або після засідання.

Адміністративна підтримка зустрічей

Життєво важливо, щоб адміністративна підтримка була надана під час зустрічей. Перед проведенням наради необхідно скласти список усіх присутніх та зібрати коротку інформацію про мету наради. Коли люди беруть участь у зборах, важливо, щоб хтось зафіксував, хто прибув.

Завжди повинен бути примірник хвилин; це люди, які фіксують дискусії та домовленості, що відбуваються під час зустрічі, дозволяючи людям повернутися до них. Коли люди заходять на територію для зустрічі, важливо, щоб хтось записав імена людей там, на випадок, якщо потрібно буде провести другу зустріч з тими ж учасниками. Крім того, це дає можливість менеджеру тощо знати, кому поставлені нові цілі або хто знає про нові результати.

Адміністративна підтримка також потрібна під час планування та організації зустрічі (див. Питання 3 щодо того, у чому вони допомагають).

Організація зустрічей

Організовуючи зустріч, враховуйте мету її проведення та хто буде її керівником. Слід забезпечити відповідний час, щоб зустріч не суперечила будь-яким важливим призначенням людей, які беруть участь у зустрічі. Слід запланувати тривалість засідання, а також перелік тих, хто буде брати участь, та вибрати відповідне місце проведення (таке, яке зможуть отримати також усі присутні). Слід створити порядок денний; це перелік пунктів, що окреслюють теми, які будуть обговорені на засіданні.

Якщо потрібно забезпечити будь-які прохолодні напої, слід продумати їх кількість, і залежно від того, наскільки далеко / закрито зустріч, закуски слід придбати та правильно зберігати. Слід враховувати спеціальні дієти.

Доступ для людей з обмеженими можливостями слід розглядати для підтримки учасників. За необхідності слід перевірити місце зустрічі, щоб переконатися, що воно підходить для інвалідного візка тощо. Можливо найняти або запросити перекладачів мови жестів для допомоги у спілкуванні.

Ділове проживання

Під час ділових поїздок місцевість може бути місцевою або міжнародною. Важливо, щоб перед бронюванням були вивчені всі різні варіанти подорожей, щоб порівняти придатність та надійність, а також різні типи розміщення.

Різні варіанти подорожі: Автомобіль, таксі, автобус, автобус, поїзд, човен / пором, літак
Різні типи розміщення: готель, ліжко та сніданок.

У діловому секторі дуже важливо підтвердити інструкції та вимоги щодо ділових поїздок та проживання. При організації ділових поїздок з проживанням процес планування дуже важливий. Кількість людей, які подорожують, і бюджет потрібно буде виявити, щоб рухатись уперед у процесі планування.

По-перше, слід знати різні типи ділових поїздок; поїздка буде місцевою чи міжнародною? Після підтвердження місця розташування слід ретельно продумати вибір помешкання.

Готелі часто пропонують триразове харчування (яке може включати упакований обід), але може бути досить дорогим. Однак вони надають відвідувачам безліч різноманітних зручностей, включаючи загальнодоступні кімнати в готелі, а також можуть забезпечити безкоштовний Wi-Fi, що дасть можливість працівникам бізнесу бути в курсі своїх завдань, перебуваючи у своїй кімнаті, і дозволить їм спілкуватися з колегами по роботі.
Ліжко та сніданок завжди пропонує сніданок вранці, який включено у вартість перебування когось. Кількість ліжок та сніданків обмежена, що не повинно викликати великих занепокоєнь, оскільки, перебуваючи у відрядженні, існує ймовірність того, що працівник часто не буде знаходитись у виділеній їм кімнаті.

Бронювання подорожей

При бронюванні подорожей важливо провести додаткові дослідження. Якщо в готелі / готелі типу "ліжко та сніданок" передбачений комендантський час для бронювання, життєво важливо, щоб бізнес-працівник прибув туди раніше. У деяких випадках легше подорожувати напередодні, щоб поселитися в кімнаті та відпочити до початку роботи. Витрати потрібно буде ретельно перевіряти, щоб вартість була в межах бюджету.

Квитки на поїздки та готелі / номери та номери для сніданку необхідно замовляти заздалегідь, щоб уникнути розчарувань та стресу. У деяких випадках діловим мандрівникам можуть надавати певну суму грошей на придбання їжі, поїздки на автобусі чи таксі та забезпечення інших потреб.

Коли планування завершено, всі співробітники, які беруть участь у ділових поїздках, повинні отримати детальну інформацію про поїздку та проживання, щоб вони могли підготуватися та знати точні подробиці того, що вони роблять.

Важливо вести облік ділових поїздок та проживання, щоб відстежувати грошові потоки та прибуток компанії, оскільки гроші, що використовуються для ділових поїздок, часто встановлюються до бюджету. Якщо зберігати детальну інформацію про поїздки та проживання, наприклад, скільки грошей вони коштують, та їх придатність, у майбутньому до запису можна повернутися, щоб заощадити гроші та / або знайти краще житло.

Також корисно вести записи, оскільки це дозволяє інформувати працівників про можливі зміни під час подорожі.

Види офісного обладнання

Канцтовари: Канцтовари в основному використовуються в офісі. Приклади канцтоварів: ручки, олівці, степлери, скріпки, скріпки, лінійки.

Система безпеки: На моєму робочому місці всі двері офісу закриті та мають кодовані замки. Це робиться для того, щоб громадськість та несанкціоновані люди не могли отримати доступ до файлів пацієнтів, а також до дрібних грошей. Камери відеоспостереження також знаходяться в приймальній і зовні будівлі, щоб забезпечити безпеку як внутрішніх, так і зовнішніх споживачів. На всіх персональних комп'ютерах є спеціальна кнопка "паніки", яка при натисканні з'являється як попередження на інших комп'ютерах штаб-квартири. Це попереджає їх про те, що ви потрапили в біду, і згідно з нашою політикою, якщо це трапиться, коли ми не маємо справи з пацієнтом, ми маємо звернутися до співробітника, який активував кнопку паніки, щоб побачити, що не так.

Комп’ютер: комп’ютер - одна з основних частин обладнання, що використовується в офісі. Вони містять різне програмне забезпечення, наприклад, Microsoft word, яке дозволяє співробітникам створювати листи тощо. Комп’ютери, як правило, підключені до Інтернету, що дає змогу спілкуватися в Інтернеті та проводити дослідження. На всіх комп’ютерах для безпечного користування Інтернетом слід встановити спеціальне антивірусне програмне забезпечення. Також важливо, щоб вся робота була резервною, щоб уникнути втрати роботи. Більшість програм на комп’ютерах можна зашифрувати паролем, щоб дозволити лише дозволений доступ та захистити конфіденційність.

Принтер / ксерокс: ксерокс використовується для копіювання документів на папері. Завжди корисно мати копії інформації, особливо якщо це стосується клієнта.

Сканер: Сканери підключені до комп'ютерів і використовуються для передачі чогось із паперу на комп'ютер. Моя робота на моєму робочому місці полягає у використанні сканера для внесення записів пацієнта та лікарняних листів у систему для розподілу.

Парти та стільці: Більшість працівників офісної організації розподіляються за власними столами. У деяких організаціях працівники "гарячого столу". Це означає, що вони не мають власної площі, вони просто беруть туди, де є.

Факс: факсимільні апарати використовуються для копіювання документів у зовнішній бізнес. Кожен факс має індивідуальний номер, подібний до номера телефону, що робить його доступним для інших підприємств, щоб негайно переслати вам інформацію.

Машина для франкірування: Машини для франкірування використовуються для зважування та "друку" на конвертах (листах / посилках), щоб їх можна було розмістити. Кредит купується та вкладається в машину для оплати витрат на оплату печатки, які можна змінити на 1-й або 2-й клас. (зверніться до блоку 12 для отримання додаткової інформації про машини для франкірування)

Ламінатор: Папір або картка вставляються в ламінатор, який потім запечатується у пластиковому покритті, щоб захистити їх від пошкодження та розриву водою. Документи часто ламінуються, якщо їх потрібно виставити на показ, наприклад, плакати чи інструкції.

Стаціонарний телефон: телефони майже завжди використовуються в офісі. Вони можуть використовуватися для здійснення / отримання зовнішніх, а також внутрішніх дзвінків. На моєму робочому місці телефони використовуються для спілкування з іншими працівниками, а також для виклику інших медичних підприємств та пацієнтів. Ми також отримуємо вхідні дзвінки від пацієнтів, які можуть запитати або бажають записатися на зустріч. Кожен телефон також має "поштову скриньку", де люди, які телефонують, можуть залишити повідомлення, якщо ви не можете відповісти на нього. Їх також можна поставити на параметр "не турбувати".

Картотека: Картотека використовується для організації та зберігання документів. Вони часто мають кілька ящиків та секцій, які можна позначити як допомогу в організації. На моєму робочому місці у нас є картотеки, особливо для особистих даних пацієнтів, які розташовані в алфавітному порядку за прізвищем та можуть бути заблоковані. Перевагою багатьох з них є те, що вони є пожежобезпечними, тому життєво важлива інформація не буде знищена у випадку пожежі.

Подрібнювач: Подрібнювачі можуть використовуватися в офісі для розпорядження приватною та конфіденційною інформацією про іншого члена персоналу або клієнта / пацієнта. Це робиться для того, щоб жодна несанкціонована особа не могла отримати інформацію. Закон про захист даних передбачає, що особиста інформація повинна «зберігатися не довше, ніж це абсолютно необхідно». На моєму робочому місці ми подрібнювали будь-яку конфіденційну інформацію, яка більше не потрібна.

Сейф: Сейф - це життєво важливе «обладнання» для офісу, якщо зберігається гроші. Сейф надійно зберігає гроші, і лише уповноважені люди повинні знати, як отримати до них доступ або за допомогою ключа, або коду. Ключі від сейфу також слід зберігати в надійному місці, щоб уникнути втрати чи крадіжки.

Використання офісного обладнання

Вибираючи офісне обладнання для виконання завдання, потрібно враховувати, що саме вимагає від вас завдання. Якщо вам потрібно написати лист, ви можете вибрати Microsoft Word на комп’ютері, а потім використовувати принтер. (Враховуйте доступні ресурси: може бути недостатньо паперу для друку.)

Важливо також враховувати кількість часу, який вам потрібно для виконання завдання. Наприклад, якщо вам потрібно скласти діаграму, це займе більше часу, щоб намалювати її вільно, ніж якщо ви використовуєте програмне забезпечення на комп’ютері.

Якщо завдання передбачає надання іншим людям інформації, чи потрібно це робити швидко, чи швидкість не дуже важлива? Надсилання факсів та використання телефонного зв’язку відбувається майже миттєво, тоді як надсилання електронної пошти залежить від того, скільки часу потрібно комусь отримати доступ і прочитати його.

Витрати та якість також потрібно враховувати при виконанні певного завдання. Деяке офісне обладнання може виготовляти документи більш високої якості, але за великі витрати це потрібно буде ретельно спланувати.

Скорочення відходів

Важливо мінімізувати відходи в робочому середовищі, оскільки продуктивність роботи буде більш ефективною, а клієнти / пацієнти почуватимуться більш спокійно. Слід забезпечити правильне навчання всіх працівників, включаючи те, як визначати та мінімізувати відходи.

Використання електронної пошти сприяє зменшенню паперових відходів, оскільки протоколи засідань, інформаційні бюлетені тощо можна надсилати на електронні листи персоналу, а не отримувати їх на папері.
Якщо працівник використовує принтер, він повинен друкувати лише ту кількість сторінок, яка їм потрібна, і, якщо це можливо, дуплексувати їх. Це також може стосуватися використання копіювального апарата.
«Електричні відходи» також дуже важливо зменшити: рахунки будуть нижчими, а будівля та навколишнє середовище - більш економічними. Коли робочий день закінчиться, слід вимкнути все світло, а також комп’ютери та їх компоненти (сканери, принтери, ксерокс). Центральне опалення або кондиціонер слід використовувати лише за необхідності.

Щоденникові системи

Паперова копія або система щоденників, що випускається вручну, часто має форму переплетеної або переплетеної книги. Вони бувають різних форматів день / місяць, тому перед вибором потрібно врахувати, скільки записів буде входити до щоденника. Недоліками цієї системи є можливість втрати та використання паперу. Місце у обмеженому щоденнику може бути обмеженим, що може призвести до незрозумілих записів. Це може спричинити неправильне читання записів. У моїй організації є один або кілька планувальників стін у кожному обслуговуваному приміщенні персоналу, які регулярно оновлюються. Вони корисні, оскільки вони завжди в полі зору. Це особисте рішення щодо того, використовувати ми щоденник у стилі книги чи ні.

Електронні щоденникові системи можна створювати на комп’ютері, телефоні або електричному органайзері. На комп’ютері є безліч різних програм, за допомогою яких можна створити систему щоденників, тому це залежить від особистих переваг. Якщо щоденникові системи є електронними, завжди існує можливість шифрувати їх паролем, щоб забезпечити перегляд та редагування лише особам з дозволеним доступом.

Переваги системи щоденників

Використання систем щоденників дозволяє ефективно планувати та організовувати свій власний час, а також інші. Якщо щоденники доступні для інших співробітників, це дозволяє їм знати вашу загальну готовність до зустрічей, навчальних днів та в межах мого робочого місця, коли є дні адміністратора. Системи щоденників допомагають при плануванні зустрічей та заходів, оскільки ви зможете переконатись, що з ними нічого не накладається.

Замовляючи ресурси, часто є гарною ідеєю вести щоденник про те, що було замовлено, коли та кількість замовленого. Це допомагає керівнику та керівнику дрібних грошових коштів відстежувати, як часто витрачаються ресурси, і, можливо, може допомогти вирішити проблеми щодо зменшення витрачання ресурсів.

Дуже важливо включати дати та час у систему щоденників. За ними слід вказувати імена, якщо це необхідно, та інформацію про зустріч чи подію, яка зазначається. Системи щоденників завжди повинні бути точними та правильними та містити всі необхідні деталі.

Приклад використовуваної системи

Отримання правильної інформації під час введення щоденників є життєво важливим. На моєму робочому місці ми використовуємо програмне забезпечення під назвою 'SystmOne'. Він містить тип електронної щоденникової системи для бронювання зустрічей та телефонних консультацій. Важливо, щоб інформація щодо цього була правильною, щоб уникнути суперечливих призначень, допомогти у захисті пацієнтів, забезпечити правильний вхід пацієнта та щоб лікар або лікар, що призначає лікар, знав невеликий підсумок щодо симптомів / потреб пацієнтів.

Ми також маємо можливість вести власні щоденникові системи, щоб вводити дати зустрічей команд та днів тренувань. Відстеження цих дат допомагає нам залишати вільний час доступним. Відвідування зустрічей та навчальних днів дає нам змогу спілкуватися з іншими колегами, покращувати будь-які проблеми, які можуть виникнути в рамках хірургічного втручання, та допомагає розширити наші знання.